O cartão de visitas de uma clínica está exatamente na recepção. É ali que o paciente definirá como é o atendimento do dentista, portanto é importante a escolha correta da equipe que irá realizar essa função.

A recepção precisa passar confiança para os pacientes, segurança nas informações e cordialidade no primeiro contato. Deve estar preparada para lidar com crianças, idosos ou pessoas em situação de medo ou ansiedade por conta do tratamento odontológico.

As qualidades da(o) recepcionista na clínica odontológica

A(o) recepcionista no consultório/clínica odontológica deve:

  • Ser pontual
  • Ter simpatia
  • Disponibilidade
  • Ser capaz de ouvir e ter paciência, além de comunicação clara e um bom conhecimento do funcionamento do consultório/clínica odontológica.

Recepcionistas são essenciais para o ambiente profissional odontológico.

As funções da(o) recepcionista na clínica odontológica

Quer seja por telefone ou pessoalmente no consultório/clínica odontológica, as(os) recepcionistas são responsáveis por várias funções:

1 – Organizar a agenda do consultório e do dentista no que se refere a compromissos, gerenciando e organizando os cronogramas. Essa tarefa é de suma importância e pode ser muito complexa caso haja muitos pacientes e outros dentistas na clínica

2 – Fornecer informações e esclarecer qualquer dúvida ou receio que o paciente venha a ter.

3 – Encaminhar os pacientes para os profissionais da área odontológica apropriados, conforme o tipo de tratamento e a agenda;

4 – Acompanhar a área administrativa do consultório, efetuar pagamentos de honorários dos profissionais e planos odontológicos assim como cobrar pacientes.

5 – Elaborar orçamentos: a(o) recepcionista deve ser treinado para elaborar orçamentos.

6 – Gerenciar o prontuário dos pacientes, agendar novas consultas, alimentar o sistema odontológico, marcar exames, anamneses, atualizar informações com relação a tratamentos por fazer, tratamentos já executados, movimentações financeiras do paciente, dados de contato e informações passadas pelo odontólogo.

7 – É importante que a(o)recepcionista seja pro ativo, pois na recepção sempre haverá imprevistos. Cabe a ele resolver essas situações, utilizando seus próprios recursos, e desta maneira evitar qualquer mal-estar com o paciente.

Como capacitar os funcionários do consultório/clínica odontológica

É preciso entender que o profissional que integra a consultório/clínica necessita de constante capacitação, para então aprimorar cada vez mais o atendimento aos pacientes e aos próprios dentistas.

Pode inclusive ser treinado para alimentar redes sociais e interagir com os pacientes que procuram informações através destes canais.

A(o) recepcionista no consultório/clínica odontológica deve estar preparada(o) para assumir tal função, pois tão importante quanto aumentar o número de pacientes no consultório, é manter os existentes.

Existem diversos cursos para recepcionistas de clínicas e consultórios odontológicos, alguns presenciais e outros online.

A recepção é a primeira imagem do consultório!!

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